Dane osobowe przetwarzane w trybie RODO - RODOPraca w Policji

Nazwa zbioru: System Wspomagania Obsługi Policji – podsystem Centralny Rejestr Doboru Kandydatów II (SWOP CRDK II)

Komórka organizacyjna KGP: Biuro Koordynacji Postępowań Kwalifikacyjnych i Szkolenia Policji KGP

a)

Imię i nazwisko lub nazwa oraz dane kontaktowe:

• administratora danych:

KOMENDANT GŁÓWNY POLICJI

dane kontaktowe: ul. Puławska 148/150, 02-624 Warszawa

• działającego w imieniu administratora danych:

Dyrektor Biura Koordynacji Postępowań Kwalifikacyjnych i Szkolenia Policji KGP

dane kontaktowe:

ul. Puławska 148/150, 02-624 Warszawa

tel.: 47 72 136 43

fax: 47 72 129 99

e-mail: bkpkisp@policja.gov.pl

b)

Dane kontaktowe inspektora ochrony danych osobowych:

insp. Urszula Chełstowska-Ogrodowicz

adres: ul. Puławska 148/150, 02-624 Warszawa

e-mail: iod.kgp@policja.gov.pl

c)

Cele przetwarzania danych osobowych oraz podstawa prawna przetwarzania:

Cel przetwarzania danych osobowych:

• w zbiorze danych SWOP CRDK II, przetwarza się informacje, w tym dane osobowe,
  w zakresie spraw, o których mowa w § 4 pkt 4 zarządzenia nr 53 Komendanta Głównego Policji z dnia 4 grudnia 2023 r. w sprawie Systemu Wspomagania Obsługi Policji, z zakresu doboru do służby w Policji w celu zarządzania postępowaniami kwalifikacyjnymi do służby w Policji oraz w zakresie umożliwiającym wykonywanie operacji przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, dotyczących kandydatów do służby w Policji ubiegających się o przyjęcie do służby w Policji we wszystkich jednostkach organizacyjnych Policji,
  w których prowadzi się te postępowania.

Podstawa prawna przetwarzania danych z art. 6 ust. 1 RODO[1]:

• w SWOP CRDK II przetwarza się informacje, w tym dane osobowe na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a i c rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679 oraz art. 46b ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji (Dz. U. z 2025 r., poz. 636, 718, 1366 oraz z 2026 r., poz. 187).

Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych:

• art. 25 ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji (Dz. U. z 2025 r., poz. 636, 718, 1366 oraz z 2026 r., poz. 187);
• rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 14 lutego 2025 r. w sprawie postępowania kwalifikacyjnego wobec kandydatów do służby w Policji  (Dz. U. z 2025 r., poz. 248).

d)

Opis kategorii osób, których dane dotyczą i danych osobowych:

• osób, których dane osobowe dotyczą wskazany został:

• w § 5 ust. 1 pkt 7 zarządzenia nr 53 Komendanta Głównego Policji z dnia 4 grudnia 2023 r. w sprawie Systemu Wspomagania Obsługi Policji.

• danych osobowych:

zakres przetwarzanych danych został wskazany:

• w § 75-76 zarządzenia nr 53 Komendanta Głównego Policji z dnia 4 grudnia 2023 r. w sprawie Systemu Wspomagania Obsługi Policji.

e)

Kategorie odbiorców, którym dane osobowe zostały lub zostaną ujawnione, w tym odbiorców w państwach trzecich lub w organizacjach międzynarodowych:

Dane nie są przekazywane odbiorcom w rozumieniu art. 4 pkt 9 RODO. Organy publiczne, które mogą otrzymywać dane osobowe w ramach konkretnego postępowania zgodnie z prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego, nie są jednak uznawane za odbiorców; przetwarzanie tych danych przez te organy publiczne musi być zgodne z przepisami o ochronie danych mającymi zastosowanie stosownie do celów przetwarzania.

f)

Gdy ma to zastosowanie, informacje o przekazaniu danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, w tym nazwę tego państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej

Dane nie są przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.

g)

Jeśli jest to możliwe, planowane terminy usunięcia poszczególnych kategorii danych:

Okres przetwarzania:

• art. 5 ust. 1 lit. e RODO;
• zgodnie z treścią § 76 ust. 1 i 2 zarządzenia nr 53 Komendanta Głównego Policji z dnia 4 grudnia 2023 r. w sprawie Systemu Wspomagania Obsługi Policji:

• dane osobowe kandydata do służby w Policji przetwarza się w zbiorze danych SWOP CRDK II nie dłużej niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu ich przetwarzania;
• dane osobowe kandydata do służby w Policji można przetwarzać w SWOP CRDK II przez okres niezbędny do realizacji celów postępowania kwalifikacyjnego, nie dłużej jednak niż przez okres:

1. 14 dni od dnia odstąpienia od prowadzenia postępowania kwalifikacyjnego z przyczyny określonej w § 59 ust. 1 pkt 1 lit. a rozporządzenia w sprawie postępowania kwalifikacyjnego;
2. 14 dni od dnia odstąpienia od prowadzenia postępowania kwalifikacyjnego z przyczyn określonych w § 59 ust. 1 pkt 1 lit. b rozporządzenia w sprawie postępowania kwalifikacyjnego;
3. 6 miesięcy od dnia odstąpienia od prowadzenia postępowania kwalifikacyjnego z przyczyny określonej w § 59 ust. 1 pkt 1 lit. c rozporządzenia w sprawie postępowania kwalifikacyjnego;
4. 4 miesięcy od dnia odstąpienia od prowadzenia postępowania kwalifikacyjnego z przyczyny określonej w § 59 ust. 1 pkt 1 lit. d rozporządzenia w sprawie postępowania kwalifikacyjnego;
5. 6 miesięcy od dnia odstąpienia od prowadzenia postępowania kwalifikacyjnego z przyczyny określonej w § 59 ust. 1 pkt 1 lit. e rozporządzenia w sprawie postępowania kwalifikacyjnego;
6. 12 miesięcy od dnia odstąpienia od prowadzenia postępowania kwalifikacyjnego z przyczyny określonej w § 59 ust. 1 pkt 1 lit. f rozporządzenia w sprawie postępowania kwalifikacyjnego;
7. 12 miesięcy od dnia odstąpienia od prowadzenia postępowania kwalifikacyjnego z przyczyn określonych w § 59 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia w sprawie postępowania kwalifikacyjnego;
8. 12 miesięcy od dnia odstąpienia od prowadzenia postępowania kwalifikacyjnego z przyczyn określonych w § 59 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia w sprawie postępowania kwalifikacyjnego;
9. w którym nie upłynął termin, o którym mowa w § 31 ust. 3 rozporządzenia w sprawie postępowania kwalifikacyjnego, jeżeli wobec kandydata zostało zakończone postępowanie kwalifikacyjne;
10. w którym nie upłynął termin, o którym mowa w § 45 ust. 5 rozporządzenia w sprawie postępowania kwalifikacyjnego, jeżeli wobec kandydata zostało zakończone postępowanie kwalifikacyjne.

• administrator nie usuwa danych osobowych w zakresie, w jakim przetwarzanie danych jest niezbędne w przypadkach określonych w art. 17 ust. 3 lit. b, d i e rozporządzenia 2016/679 w związku z art. 25 i art. 46b ust. 1 ustawy o Policji, tj. do wywiązania się z prawnego obowiązku administratora wymagającego przetwarzania oraz do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi, a także do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń związanych z przeprowadzeniem tego postępowania, jak również do celów archiwalnych w interesie publicznym

h)

Prawa osoby, której dane dotyczą:

• prawo żądania od administratora dostępu do danych osobowych, z zastrzeżeniem ograniczeń dostępu do danych osobowych wynikających z art. 4 ust. 1, art. 5 ust. 1 i art. 5a ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781), zwanej dalej „uodo”, w związku z art. 23 ust. 1 lit. a, c, d i lit. i rozporządzenia 2016/679 oraz art. 20 ust. 1d zdanie drugie w związku z art. 25 i art. 46b ust. 1 ustawy o Policji; ograniczenie dostępu do danych osobowych nie dotyczy informacji o wyniku postępowania kwalifikacyjnego i wynikach poszczególnych etapów tego postępowania, jak również danych osobowych podanych do publicznej wiadomości;
• prawo żądania sprostowania danych osobowych, które są nieprawidłowe, z zastrzeżeniem ograniczeń dostępu do danych osobowych wynikających z art. 4 ust. 1, art. 5 ust. 1 i art. 5a uodo w związku z art. 23 ust. 1 lit. a, c, d i lit. i rozporządzenia 2016/679 oraz z art. 20 ust. 1d zdanie drugie w związku z art. 25 i art. 46b ust. 1 i 2 ustawy o Policji;
• prawo żądania usunięcia danych osobowych, z zastrzeżeniem ograniczeń dostępu do danych osobowych wynikających z art. 4 ust. 1, art. 5 ust. 1 i art. 5a uodo w związku z art. 23 ust. 1 lit. a, c, d i lit. i rozporządzenia 2016/679 oraz z art. 20 ust. 1d zdanie drugie w związku z art. 25 i art. 46b ust. 1 i 2 ustawy o Policji, a także z zastrzeżeniem, że administrator nie usuwa danych osobowych w zakresie, w jakim przetwarzanie danych jest niezbędne w przypadkach określonych w art. 17 ust. 3 lit. b, d i e rozporządzenia 2016/679 w związku z art. 25 i art. 46b ust. 1 ustawy o Policji, tj. do wywiązania się z prawnego obowiązku administratora wymagającego przetwarzania oraz do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi, a także do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń związanych z przeprowadzeniem tego postępowania, jak również do celów archiwalnych w interesie publicznym,
• prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych, z zastrzeżeniem ograniczeń dostępu do danych osobowych wynikających z art. 4 ust. 1, art. 5 ust. 1 i art. 5a uodo w związku z art. 23 ust. 1 lit. a, c, d i lit. i rozporządzenia 2016/679 oraz z art. 20 ust. 1d zdanie drugie w związku z art. 25 i art. 46b ust. 1 i 2 ustawy o Policji, a także z zastrzeżeniem, że w przypadku ograniczenia przetwarzania dane osobowe mogą być przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń związanych z przeprowadzeniem postępowania kwalifikacyjnego lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego;
• prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osoby, z zastrzeżeniem ograniczeń dostępu do danych osobowych wynikających z art. 4 ust. 1, art. 5 ust. 1 i art. 5a uodo w związku z art. 23 ust. 1 lit. a, c, d i lit. i rozporządzenia 2016/679 oraz z art. 20 ust. 1d zdanie drugie w związku z art. 25 i art. 46b ust. 1 i 2 ustawy o Policji, a także z zastrzeżeniem, że administratorowi wolno przetwarzać dane osobowe, gdy istnieją ważne prawnie uzasadnione podstawy do ich przetwarzania nadrzędne wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą, lub gdy istnieją podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.